Archiwum Wojskowe w Toruniu
Regulamin udostępniania
Wtorek, 21 listopada 2017 r.

Regulamin korzystania z materiałów archiwalnych

Archiwum Wojskowego w Toruniu

 

§ 1

1. Materiały archiwalne przechowywane w Archiwum Wojskowym w Toruniu, zwanym dalej „Archiwum”, są udostępniane w Pracowni Udostępniania Akt, zwanej dalej „Pracownią”.

2.   Pracownia czynna jest dla użytkowników w poniedziałki, wtorki, czwartki i piątki w godzinach od 8.00 do 14.00; w środy w godzinach od 8.00 do 19.00.

3.   W miesiącu sierpniu Pracownia jest nieczynna.

4.  Informacje o ograniczeniach i przerwach w funkcjonowaniu Pracowni są umieszczane na stronie internetowej Archiwum oraz w widocznym miejscu w Pracowni.

5. Wizyta w Pracowni możliwa jest po wcześniejszej rezerwacji miejsca, której można dokonać osobiście lub telefonicznie.

  § 2 

1. Użytkownicy są zobowiązani do posługiwania się w pomieszczeniach Archiwum kartą identyfikacyjną (przepustką), wydawaną im przed przystąpieniem do korzystania z archiwaliów przez pracownika służby ochrony Archiwum.

2. Karta identyfikacyjna (przepustka) wydawana jest po okazaniu dokumentu tożsamości.

3. Nie wolno odstępować karty identyfikacyjnej (przepustki) innej osobie.

 § 3

1. Materiały Materiały archiwalne udostępniane są na podstawie „Zgłoszenia użytkownika zasobu archiwalnego”, zwanego dalej „zgłoszeniem”, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do regulaminu.

2. W przypadku składania zgłoszenia w imieniu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej dołącza się do niego stosowne upoważnienie.

3. W przypadku składania zgłoszenia przez osobę nieposiadającą obywatelstwa polskiego wymagane jest złożenie, oprócz zgłoszenia, dodatkowego wniosku, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do regulaminu. Wniosek należy złożyć co najmniej 21 dni przed terminem planowanej wizyty w Archiwum.

4. Materiały archiwalne przechowywane w Archiwum, od wytworzenia których nie upłynęło 30 lat, mogą być udostępnione w trybie określonym przez rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 22 czerwca 2011 r. w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych, na pisemny wniosek o wcześniejsze udostępnienie materiałów archiwalnych skierowany do dyrektora Wojskowego Biura Historycznego.

5. Teczki akt personalnych żołnierzy zawodowych udostępnia się w pełnym zakresie po upływie 30 lat od daty zakończenia przez nich służby wojskowej, z zastrzeżeniem, że nie zawierają one informacji prawnie chronionych, pozostałe podlegają udostepnieniu w trybie określonym w ust. 4.

6. Jeżeli w korzystaniu z materiałów archiwalnych nastąpi przerwa przekraczająca 6 miesięcy, ponowne ich udostępnienie wymaga złożenia nowego zgłoszenia.

 § 4

 1. Dyrektor Archiwum może uzależnić udostępnienie materiałów archiwalnych od potwierdzenia faktu prowadzenia prac o wskazanej tematyce lub od przedłożenia przez użytkownika pisma polecającego od właściwego w tym zakresie podmiotu.

2. Jeżeli przepisy prawa ograniczają dostęp do informacji zawartych w materiałach archiwalnych, wskazanych w zgłoszeniu, użytkownik powinien udokumentować uprawnienia do zapoznania się z ich treścią, przy czym dyrektor Archiwum może zażądać złożenia przez użytkownika dodatkowych wyjaśnień lub oświadczeń.

3. Dyrektor Archiwum może ograniczyć udostępnienie materiałów archiwalnych, podając przyczynę ograniczenia i przybliżony termin ich udostępnienia.

4. Dyrektor Archiwum może pisemnie wyłączyć możliwość lub cofnąć zgodę na korzystanie z materiałów archiwalnych, jeżeli użytkownik podjął lub podejmuje czynności zagrażające bezpieczeństwu lub integralności udostępnianych materiałów archiwalnych.

  § 5

1. Informacje o materiałach archiwalnych niezbędne do złożenia zamówień wyszukiwane są przez użytkownika samodzielnie.

2. Podstawową pomoc w wyszukiwaniu materiałów archiwalnych stanowią dostępne w Archiwum środki ewidencyjno-informacyjne.

 3. Ogólnych informacji o zasobie archiwalnym, dostępnych środkach ewidencyjno-informacyjnych i o zasadach udostępniania materiałów archiwalnych udzielają pracownicy Archiwum.

  § 6

 1. Udostępnianiu podlegają wyłącznie materiały archiwalne zewidencjonowane, tzn. wyposażone w środki ewidencyjne, które umożliwiają identyfikację poszczególnych jednostek archiwalnych.

2.   Materiały archiwalne, z których w Archiwum sporządzono reprodukcje, udostępniane są wyłącznie w tej postaci.

3.  Materiały archiwalne lub ich reprodukcje udostępniane są na podstawie zamówienia (rewersu), którego wzór stanowi załącznik nr 3 do regulaminu, wypełnionego samodzielnie, czytelnym pismem, przez użytkownika, osobno dla każdej jednostki archiwalnej – niewłaściwie lub nieczytelnie wypełnione zamówienia nie będą realizowane.

4.  Zamówienia można składać w Pracowni osobiście lub przesyłać na adres poczty elektronicznej Archiwum (awt@ron.mil.pl).

5.   Materiały archiwalne udostępniane są w liczbie do 10 jednostek archiwalnych dziennie.

6.   Użytkownik otrzymuje do bezpośredniego korzystania jedną jednostkę archiwalną.

7.   Obsługa pracowni poinformuje użytkownika o terminie realizacji zamówienia.

8. Materiały archiwalne wymagające przygotowania do udostępnienia, np. paginowania, zabiegów konserwatorskich, udostępniane są w terminie umożliwiającym wykonanie tych prac.

9.   Jeżeli przerwa w korzystaniu z materiałów archiwalnych znajdujących się
w podręcznym depozycie przekroczy 21 dni, są one zwracane do magazynu bez dyspozycji użytkownika. Podjęcie pracy nad nimi wymaga złożenia ponownego zamówienia.

10.  Użytkownik jest zobowiązany każdorazowo dokonać wpisu w wykazie korzystających z teczki, znajdującym się w każdej jednostce archiwalnej.

 § 7 

 1.   Zamówione materiały archiwalne wydawane są użytkownikowi z podręcznego depozytu Pracowni.

2. W przypadku materiałów szczególnie cennych użytkownik przerywający pracę nad udostępnionymi mu archiwaliami i na krótki czas opuszczający Pracownię zobowiązany jest do każdorazowego deponowania ich u dyżurnego pracownika.

3. Po każdorazowym zakończeniu pracy w pracowni, użytkownik zwraca materiały archiwalne dyżurującemu pracownikowi z dyspozycją ich zwrotu do magazynu lub zachowania w depozycie Pracowni.

4.  Użytkownik zobowiązany jest do zwracania materiałów archiwalnych w należytym porządku, przy całkowitym zachowaniu wewnętrznego układu akt.

  § 8

  Użytkownik Pracowni ma prawo:

    1)  korzystać z inwentarzy, kartotek, spisów, skorowidzów i innych pomocy ewidencyjnych potrzebnych do pracy;

2)  korzystać z merytorycznej i technicznej pomocy pracowników Archiwum;

3)  korzystać z własnego komputera przenośnego;

4)  korzystać z komputerowych baz danych, udostępnianych na komputerach Pracowni.

 

§ 9

 1. Użytkownik korzysta z materiałów archiwalnych w ramach złożonego zgłoszenia, nie ingerując w ich układ i treść oraz zachowując dbałość o ich stan fizyczny i bezpieczeństwo.

2.   Użytkownik nie może zakłócać pracy innych użytkowników w Pracowni.

3. Wynoszenie poza Pracownię materiałów archiwalnych lub pomocy informacyjnych przez użytkowników jest zabronione.

4. Do Pracowni zabrania się wnosić okryć wierzchnich, toreb i teczek oraz przedmiotów i substancji mogących spowodować uszkodzenie dokumentów, w tym artykułów spożywczych, środków barwiących, materiałów łatwopalnych itp.

5.   W Pracowni w szczególności zabronione jest:

1) ingerowanie w treść lub formę materiałów archiwalnych;

2) używanie atramentu oraz korektorów i pisaków;

3) sporządzanie notatek na papierze umieszczonym bezpośrednio na aktach;

4) opieranie się na materiałach archiwalnych lub umieszczanie na nich innych przedmiotów;

5) kładzenie otwartych ksiąg i poszytów grzbietem do góry;

6) wymienianie się aktami z innymi użytkownikami;

7) używanie telefonów komórkowych w celach innych niż kopiowanie akt.

 § 10

 1.   Użytkownik może składać zamówienia na wykonanie kopii z materiałów archiwalnych.

2.  Zamówienia należy składać poprzez wypełnienie odpowiedniego zlecenia, według wzorów stanowiących załączniki nr 4 - 5 do niniejszego regulaminu.

3.    Archiwum nie wykonuje kserokopii z akt o złym stanie technicznym.

 § 11

  1.  W toku korzystania z udostępnionych materiałów archiwalnych użytkownicy mogą nieodpłatnie wykonywać ich fotografie cyfrowe własnym sprzętem.

2.   Wykonywanie fotografii cyfrowych własnym sprzętem możliwe jest z zastrzeżeniem, że:

1)    prowadzone jest w sposób nieinwazyjny dla materiałów archiwalnych,
bez manipulowania tymi materiałami innego niż w przypadku zwykłego korzystania z nich;

2)    prowadzone jest w sposób możliwie niezakłócający pracy innych użytkowników;

3)    prowadzone jest bez użycia dodatkowego wyposażenia, np. dodatkowego oświetlenia, statywów;

4)  dokonywane jest w miejscu, w którym materiały archiwalne są udostępniane, bez tworzenia dodatkowych procedur i stanowisk pracy użytkowników.

3.   Dopuszczalne jest również samodzielne fotografowanie kopii materiałów archiwalnych.

4. Użytkownicy, którzy w swoich publikacjach wykorzystują informacje znajdujące się w materiałach archiwalnych z zasobu Archiwum, powinni przekazać jeden egzemplarz gotowej publikacji do Archiwum.

 § 12

1. Wysokość opłat wnoszonych przez użytkowników w przypadku ponoszenia przez Archiwum dodatkowych kosztów związanych z udostępnieniem materiałów archiwalnych oraz za sporządzenie reprodukcji materiałów archiwalnych określa załącznik do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 22 czerwca 2011 r. w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych.

 

Podstawa:

Decyzja Nr 3/17 Dyrektora Wojskowego Biura Historycznego z dnia 13 stycznia 2017 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu korzystania z materiałów archiwalnychPracowni Udostępniania Akt Archiwum Wojskowego w Toruniu.