Archiwum Wojskowe w Toruniu
Regulamin udostępniania
Wtorek, 16 października 2018 r.

„Regulamin korzystania z materiałów archiwalnych”
w Pracowni Udostępniania Akt
Archiwum Wojskowego w Toruniu

 

§ 1

1. Materiały archiwalne przechowywane w Archiwum Wojskowym w Toruniu, zwanym dalej „Archiwum” oraz w Oddziale Zamiejscowym w Gdyni, zwanym dalej „Oddziałem” są udostępniane w Pracowni Udostępniania Akt, zwanej dalej „Pracownią”.

2. Pracownia czynna jest dla użytkowników w poniedziałki, wtorki, czwartki i piątki
w godzinach od 8.00 do 14.00; w środy w godzinach od 8.00 do 19.00.

3. W miesiącu sierpniu Pracownia jest nieczynna.

4. Informacje o ograniczeniach i przerwach w funkcjonowaniu Pracowni są umieszczane
na stronie internetowej Archiwum oraz w widocznym miejscu w Pracowni.

5. Wizyta w Pracowni możliwa jest po wcześniejszej rezerwacji miejsca, której można dokonać osobiście lub telefonicznie.

§ 2

1. Użytkownicy są zobowiązani do posługiwania się w pomieszczeniach Archiwum kartą identyfikacyjną (przepustką), wydawaną im przed przystąpieniem do korzystania
z archiwaliów przez pracownika służby ochrony SUFO.

2. Karta identyfikacyjna (przepustka) wydawana jest po okazaniu dokumentu tożsamości.

3. Nie wolno odstępować karty identyfikacyjnej (przepustki) innej osobie.

§ 3

1. Materiały archiwalne udostępniane są na podstawie „Zgłoszenia użytkownika zasobu archiwalnego”, zwanego dalej „zgłoszeniem”, którego wzór stanowi Załącznik nr 1
do regulaminu.

2. W przypadku składania zgłoszenia w imieniu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej dołącza się do niego stosowne upoważnienie.

3. W przypadku składania zgłoszenia przez osobę nieposiadającą obywatelstwa polskiego wymagane jest złożenie, oprócz zgłoszenia, dodatkowego wniosku, którego wzór stanowi Załącznik nr 2 do regulaminu. Wniosek należy złożyć co najmniej 21 dni przed terminem planowanej wizyty w Archiwum lub Oddziale.

4. Materiały archiwalne przechowywane w Archiwum lub Oddziale, od wytworzenia których nie upłynęło 30 lat, mogą być udostępnione w trybie określonym przez rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 22 czerwca 2011 r. w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych, na pisemny wniosek
o wcześniejsze udostępnienie materiałów archiwalnych skierowany do dyrektora Wojskowego Biura Historycznego.

5. Teczki akt personalnych żołnierzy zawodowych udostępnia się w pełnym zakresie
po upływie 30 lat od daty zakończenia przez nich służby wojskowej, z zastrzeżeniem, że nie zawierają one informacji prawnie chronionych, pozostałe podlegają udostepnieniu w trybie określonym w ust. 4.

6. Jeżeli w korzystaniu z materiałów archiwalnych nastąpi przerwa przekraczająca 6 miesięcy, ponowne ich udostępnienie wymaga złożenia nowego zgłoszenia.

§ 4

1. Dyrektor Archiwum może uzależnić udostępnienie materiałów archiwalnych
od potwierdzenia faktu prowadzenia prac o wskazanej tematyce lub od przedłożenia przez użytkownika pisma polecającego od właściwego w tym zakresie podmiotu.

2. Jeżeli przepisy prawa ograniczają dostęp do informacji zawartych w materiałach archiwalnych, wskazanych w zgłoszeniu, użytkownik powinien udokumentować uprawnienia do zapoznania się z ich treścią, przy czym dyrektor Archiwum może zażądać złożenia
przez użytkownika dodatkowych wyjaśnień lub oświadczeń.

3. Dyrektor Archiwum może ograniczyć udostępnienie materiałów archiwalnych, podając przyczynę ograniczenia i przybliżony termin ich udostępnienia.

4. Dyrektor Archiwum może pisemnie wyłączyć możliwość lub cofnąć zgodę na korzystanie
z materiałów archiwalnych, jeżeli użytkownik podjął lub podejmuje czynności zagrażające bezpieczeństwu lub integralności udostępnianych materiałów archiwalnych.

§ 5

1. Informacje o materiałach archiwalnych niezbędne do złożenia zamówień wyszukiwane są przez użytkownika samodzielnie.

2. Podstawową pomoc w wyszukiwaniu materiałów archiwalnych stanowią dostępne
w Archiwum lub Oddziale środki ewidencyjno-informacyjne.

3. Ogólnych informacji o zasobie archiwalnym, dostępnych środkach ewidencyjno-informacyjnych i o zasadach udostępniania materiałów archiwalnych udzielają pracownicy Archiwum.

§ 6

1. Udostępnianiu podlegają wyłącznie materiały archiwalne zewidencjonowane,
tzn. wyposażone w środki ewidencyjne, które umożliwiają identyfikację poszczególnych jednostek archiwalnych.

2. Materiały archiwalne, z których w Archiwum lub Oddziale sporządzono reprodukcje, udostępniane są wyłącznie w tej postaci.

3. Materiały archiwalne lub ich reprodukcje udostępniane są na podstawie zamówienia (rewersu), którego wzór stanowi załącznik nr 3 do regulaminu, wypełnionego samodzielnie, czytelnym pismem, przez użytkownika, osobno dla każdej jednostki archiwalnej – niewłaściwie lub nieczytelnie wypełnione zamówienia nie będą realizowane.

4. Zamówienia można składać w Pracowni osobiście lub przesyłać na adres poczty elektronicznej Archiwum (awt@ron.mil.pl) lub Oddziału (archiwum.kwerendy@ron.mil.pl).

5. Materiały archiwalne udostępniane są w liczbie do 10 jednostek archiwalnych dziennie.

6. Użytkownik otrzymuje do bezpośredniego korzystania jedną jednostkę archiwalną.

7. Obsługa Pracowni poinformuje użytkownika o terminie realizacji zamówienia.

8. Materiały archiwalne wymagające przygotowania do udostępnienia, np. paginowania, zabiegów konserwatorskich, udostępniane są w terminie umożliwiającym wykonanie tych prac.

9. Jeżeli przerwa w korzystaniu z materiałów archiwalnych znajdujących się w podręcznym depozycie przekroczy 21 dni, są one zwracane do magazynu bez dyspozycji użytkownika. Podjęcie pracy nad nimi wymaga złożenia ponownego zamówienia.

10. Użytkownik jest zobowiązany każdorazowo dokonać wpisu w wykazie korzystających
z teczki, znajdującym się w każdej jednostce archiwalnej.

§ 7

1. Zamówione materiały archiwalne wydawane są użytkownikowi z podręcznego depozytu Pracowni.

2. W przypadku materiałów szczególnie cennych użytkownik przerywający pracę
nad udostępnionymi mu archiwaliami i na krótki czas opuszczający Pracownię zobowiązany jest do każdorazowego deponowania ich u dyżurnego pracownika.

3. Po każdorazowym zakończeniu pracy w pracowni, użytkownik zwraca materiały archiwalne dyżurującemu pracownikowi z dyspozycją ich zwrotu do magazynu lub zachowania
w depozycie Pracowni.

4. Użytkownik zobowiązany jest do zwracania materiałów archiwalnych w należytym porządku, przy całkowitym zachowaniu wewnętrznego układu akt.

§ 8

1. Użytkownik Pracowni ma prawo:

1) korzystać z inwentarzy, kartotek, spisów, skorowidzów i innych pomocy ewidencyjnych potrzebnych do pracy;

2) korzystać z merytorycznej i technicznej pomocy pracowników Archiwum lub Oddziału;

3) korzystać z własnego komputera przenośnego;

4) korzystać z komputerowych baz danych, udostępnianych na komputerach Pracowni.

§ 9

1. Użytkownik korzysta z materiałów archiwalnych w ramach złożonego zgłoszenia, nie ingerując w ich układ i treść oraz zachowując dbałość o ich stan fizyczny
i bezpieczeństwo.

2. Użytkownik nie może zakłócać pracy innych użytkowników w Pracowni.

3. Wynoszenie poza Pracownię materiałów archiwalnych lub pomocy informacyjnych
przez użytkowników jest zabronione.

4. Do Pracowni zabrania się wnosić okryć wierzchnich, toreb i teczek oraz przedmiotów
i substancji mogących spowodować uszkodzenie dokumentów, w tym artykułów spożywczych, środków barwiących, materiałów łatwopalnych itp.

5. W Pracowni w szczególności zabronione jest:

1) ingerowanie w treść lub formę materiałów archiwalnych;

2) używanie atramentu oraz korektorów i pisaków;

3) sporządzanie notatek na papierze umieszczonym bezpośrednio na aktach;

4) opieranie się na materiałach archiwalnych lub umieszczanie na nich innych przedmiotów;

5) kładzenie otwartych ksiąg i poszytów grzbietem do góry;

6) wymienianie się aktami z innymi użytkownikami;

7) używanie telefonów komórkowych w celach innych niż kopiowanie akt.

§ 10

1. Użytkownik może składać zamówienia na wykonanie kopii z materiałów archiwalnych.

2. Zamówienia należy składać poprzez wypełnienie odpowiedniego zlecenia, według wzorów stanowiących załączniki nr 4 - 5 do niniejszego regulaminu.

3. Archiwum i Oddział nie wykonują kserokopii z akt o złym stanie technicznym.

§ 11

1. W toku korzystania z udostępnionych materiałów archiwalnych użytkownicy mogą nieodpłatnie wykonywać ich fotografie cyfrowe własnym sprzętem.

2. Wykonywanie fotografii cyfrowych własnym sprzętem możliwe jest z zastrzeżeniem, że:

1) prowadzone jest w sposób nieinwazyjny dla materiałów archiwalnych, bez manipulowania tymi materiałami innego niż w przypadku zwykłego korzystania
z nich;

2) prowadzone jest w sposób możliwie niezakłócający pracy innych użytkowników;

3) prowadzone jest bez użycia dodatkowego wyposażenia, np. dodatkowego oświetlenia, statywów;

4) dokonywane jest w miejscu, w którym materiały archiwalne są udostępniane, bez tworzenia dodatkowych procedur i stanowisk pracy użytkowników.

3. Dopuszczalne jest również samodzielne fotografowanie kopii materiałów archiwalnych.

4. Użytkownicy, którzy w swoich publikacjach wykorzystują informacje znajdujące się
w materiałach archiwalnych z zasobu Archiwum lub Oddziału, powinni przekazać jeden egzemplarz gotowej publikacji do Archiwum lub Oddziału.

§ 12

1. Wysokość opłat wnoszonych przez użytkowników w przypadku ponoszenia
przez Archiwum dodatkowych kosztów związanych z udostępnieniem materiałów archiwalnych oraz za sporządzenie reprodukcji materiałów archiwalnych określa załącznik
do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 22 czerwca 2011 r. w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych.

Podstawa:
Rozkaz nr 18 Dyrektora Archiwum Wojskowego w Toruniu z dnia 1 października 2018 r. w sprawie wprowadzenia w Archiwum Wojskowym w Toruniu „Regulaminu Korzystania z Materiałów Archiwalnych” w Pracowni Udostępniania Akt Archiwum Wojskowego w Toruniu.