Archiwum Wojskowe w Toruniu
Wzorcowy JRWA i instrukcja kancelaryjna
Wtorek, 21 listopada 2017 r.

W związku ze zmianą sposobu zarządzania dokumentacją w jednostkach organizacyjnych podległych i nadzorowanych przez Ministra Obrony Narodowej należy przygotować instrukcję kancelaryjną wraz z jednolitym rzeczowym wykazem akt, a w przypadku jednostek posiadających archiwa wyodrębnione również instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum.

Instrukcja kancelaryjna określa szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w podmiocie oraz reguluje postępowanie w tym zakresie z wszelką dokumentacją, jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej:
1) niezależnie od techniki jej wytwarzania, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych;
2) począwszy od wpływu lub powstania dokumentacji wewnątrz podmiotu do momentu jej uznania za część dokumentacji w archiwum.

Instrukcja kancelaryjna musi być dostosowana do obowiązującego w danej jednostce systemu zarządzania dokumentacją, tzn. tradycyjnego, tradycyjnego wspomaganego systemem teleinformatycznym spełniającym wymagania systemu EZD lub wyłącznie systemu EZD. Jednocześnie powinna uwzględniać specyfikę danej jednostki, jej wielkości i strukturę organizacyjną.

.

                                  Instrukcja kancelaryjna - do pobrania

.

Przykładowe instrukcje kancelaryjne znajdują się na serwisie internetowym Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych w zakładce "Zarządzanie dokumentacją".

 

 

Wzorcowy jednolity rzeczowy wykaz akt - do pobrania

Powyższy dokument zawiera możliwie szeroki zakres spraw dotyczących zarządzania, spraw kadrowych, administracji, finansów oraz działalności operacyjnej i bojowo-mobilizacyjnej, jednak z pewnością nie wyczerpuje on wszystkich zagadnień. Przygotowując jednolity rzeczowy wykaz akt należy wybrać te klasy rzeczowe, które dotyczą działalności danej jednostki organizacyjnej, a także w klasach 5-9 dodać zagadnienia merytoryczne specyficzne dla tej jednostki.